Open to Buy

Definisi yang paling jelas dan paling sederhana adalah bahwa ini adalah anggaran keuangan untuk Pembelian barang eceran. Mari kita lihat ini lebih dekat.

• Open-To-Buy berhubungan langsung dengan barang eceran, distruktur khusus untuk memenuhi kebutuhan pengecer, dan merupakan alat yang dirancang untuk membantu pengecer mengelola dan mengisi kembali aset mereka yang paling signifikan, investasi persediaan mereka.
• Open-To-Buy adalah anggaran, dan melibatkan berbagai fungsi anggaran. Ini dimulai dengan proses perencanaan, berorientasi masa depan, memberikan panduan tentang berapa banyak yang harus dibeli, dan memberikan tolok ukur untuk mengevaluasi kemajuan, dan menyesuaikan rencana masa depan. 
• Open-To-Buy adalah alat keuangan, dalam satuan ukuran biasanya dolar, biasanya dolar eceran tetapi kadang-kadang biaya dolar, dan itu dapat dikaitkan kembali dengan proses pengendalian keuangan. 
• Open-To-Buy dapat bekerja pada level apa pun yang dibutuhkan oleh pengecer. Ini dapat digunakan untuk melacak barang dagangan di perusahaan, departemen, klasifikasi atau tingkat sub-klasifikasi. Dalam kasus yang jarang terjadi untuk pengecer kecil, itu bahkan dapat digunakan untuk melacak barang individu.

Seperti anggaran lainnya, Open-To-Buy dimulai dengan rencana, lalu membandingkan hasil aktual dengan rencana itu dan mengkuantifikasi setiap varians. Perencanaan yang dipertimbangkan dengan hati-hati adalah langkah pertama yang penting dalam membangun Open-To-Buy.

Proses perencanaan dimulai dengan membangun rencana penjualan. Untuk pengecer kecil, sebagian besar rencana penjualan dibagi per bulan, meskipun dalam beberapa kasus, terutama bisnis atau kategori yang sangat musiman, mungkin lebih tepat untuk merencanakan penjualan setiap minggu. Pertanyaan yang harus diajukan adalah pertanyaan yang sangat mendasar: "Berapa tingkat penjualan yang paling mungkin dari stok (tidak termasuk pesanan khusus) berdasarkan bulan (atau minggu)?"

Setelah rencana penjualan telah dikembangkan, bagian selanjutnya dari proses perencanaan adalah untuk membangun rencana inventaris. Pertanyaan yang perlu diajukan adalah ini: "Berapa banyak persediaan yang saya perlukan pada akhir setiap bulan untuk mendukung penjualan bulan berikutnya (dalam beberapa kasus persediaan akhir mungkin perlu untuk mendukung lebih dari satu bulan penjualan di masa mendatang), serta menjaga tampilan barang dagangan yang efektif? "

Dari sana, hal-hal lain seperti penyesuaian inventaris dan penurunan harga harus direncanakan.

Akhirnya, dari rencana yang telah dikembangkan, rencana penerimaan persediaan dapat tiba. Untuk setiap periode tertentu (bulan atau minggu), penerimaan persediaan yang direncanakan adalah persediaan akhir yang direncanakan, ditambah penjualan yang direncanakan, penurunan harga dan penyesuaian inventaris, dikurangi persediaan akhir bulan sebelumnya. Dengan kata lain, tanda terima inventaris yang direncanakan menjawab pertanyaan, "Berapa banyak persediaan yang harus saya bawa untuk menutupi penjualan, penurunan harga, dan penyesuaian saya, mengingat inventaris awal yang direncanakan, untuk berakhir dengan inventaris akhir yang direncanakan saya?"

Rencana penerimaan persediaan melayani beberapa fungsi penting. Pertama, berfungsi sebagai rencana pembelian persediaan untuk bulan-bulan mendatang. Meskipun tidak memberi tahu Anda secara spesifik apa yang harus dibeli, (Anda perlu rencana bermacam-macam untuk itu), ia memberi tahu Anda berapa banyak yang Anda perlukan untuk menerima di setiap bulan. Kedua, karena pembelian persediaan biasanya arus kas keluar paling signifikan untuk pengecer kecil, rencana pembelian persediaan berfungsi sebagai masukan penting ke dalam rencana arus kas keuangan.

Rencana Open-To-Buy yang lengkap juga memungkinkan pengecer kecil untuk mengevaluasi, sebelum musim dimulai, metrik produktivitas inventaris penting seperti perputaran persediaan dan pengembalian margin kotor pada investasi GMROI) (lihat "Mengukur Inventarisasi Produktivitas"). Ini adalah ukuran penting dari produktivitas investasi persediaan, dan mengevaluasi perputaran yang direncanakan dan GMROI memungkinkan pengecer kecil untuk secara proaktif mengelola metrik ini untuk perbaikan berkelanjutan.

Pada musim

Rencana Open-To-Buy yang lengkap menetapkan tolok ukur penting untuk mengevaluasi secara tepat di mana Anda berada saat Anda memasuki musim. Ini setelah musim dimulai bahwa Open-To-Buy benar-benar mendapatkan keuntungannya. Pada musimnya, keputusan-keputusan penting harus dibuat tentang apa yang harus disusun ulang, apa yang harus ditunda, dan bagaimana mengalokasikan sisa dolar Open-To-Buy yang tersisa.

Open-To-Buy yang terstruktur dengan baik akan menyajikan rencana dan hasil aktual, dan memungkinkan manajemen untuk melacak kemajuan seiring berjalannya musim. Penjualan aktual dapat dibandingkan dengan penjualan yang direncanakan, penerimaan aktual untuk penerimaan yang direncanakan, persediaan akhir yang sebenarnya hingga persediaan akhir yang direncanakan, jumlah pesanan pembelian terbuka di masa depan untuk penerimaan yang direncanakan untuk setiap bulan.

Seperti halnya anggaran yang bagus, Open-To-Buy harus memiliki orientasi masa depan. Perusahaan harus dapat memberi tahu manajemen berapa banyak persediaan yang diperlukan dalam bulan mendatang untuk membuat penjualan dan mengakhiri rencana inventaris, mengingat komitmen pesanan pembelian saat ini untuk bulan itu.

Terbuka untuk membeli melalui bulan tertentu adalah persediaan akhir yang direncanakan dikurangi persediaan akhir yang sebenarnya diproyeksikan. Untuk bulan-bulan sebelumnya, ini mengkuantifikasi apakah perusahaan itu terlalu inventaris atau kurang inventarisasi. Untuk bulan-bulan mendatang, itu mengidentifikasi melalui bulan tertentu apakah persediaan tambahan diperlukan atau apakah terlalu banyak persediaan telah berkomitmen untuk.

Terbuka untuk membeli dalam bulan tertentu adalah penerimaan yang direncanakan untuk bulan itu dikurangi komitmen pembelian saat ini. Untuk bulan-bulan sebelumnya mengukur efisiensi pembeli dan vendor dalam menyediakan persediaan seperti yang direncanakan. Untuk bulan-bulan mendatang, terutama untuk musim mendatang, ini mengkuantifikasi sisa-sisa pembelian terbuka yang tersedia untuk bulan tertentu.

Seperti alat manajemen apa pun, Open-To-Buy hanyalah alat untuk membantu pengecer kecil mengelola inventaris mereka dengan lebih baik. Diperlukan investasi awal dalam waktu dan perhatian untuk menyusun rencana yang realistis, dan ketekunan untuk mempertahankannya saat Anda menjalani tahun atau musim. Tetapi dapat menghasilkan hasil yang dramatis dengan cepat dalam sebagian besar situasi, mulai dari peningkatan penjualan hingga persediaan yang lebih ramping dan penurunan penurunan harga dan kelebihan stok. Ini adalah alat yang di tangan pengecer kecil yang berkomitmen penuh dapat sangat meningkatkan kinerja keuangan.